Cómo distinguir una compensación por desplazamiento de una retribución salarial
Cuando una persona trabajadora debe desplazarse por motivos profesionales, es habitual que la empresa asuma gastos de transporte, alojamiento o manutención. Pero ¿estas cantidades forman parte de su salario?
La regla general es que no tienen naturaleza salarial cuando realmente compensan gastos ocasionados por el trabajo. El Estatuto de los Trabajadores excluye del salario las indemnizaciones y suplidos destinados a resarcir gastos derivados de la actividad laboral.
Por ejemplo, pueden tener carácter extrasalarial los billetes de transporte, kilómetros realizados con vehículo propio, hoteles, peajes, aparcamientos o determinadas cantidades destinadas a manutención durante un desplazamiento profesional.
El nombre de “dieta” no es suficiente
Que una cantidad aparezca en nómina como dieta no determina automáticamente su naturaleza. Debe existir un desplazamiento real y una finalidad compensatoria.
Si se abona una cantidad fija de forma habitual sin relación con gastos efectivamente derivados del trabajo y, en realidad, está remunerando los servicios prestados, podría considerarse salario.
Por eso es importante que la empresa pueda acreditar los desplazamientos y conservar justificantes, órdenes de viaje, facturas u otra documentación relacionada.
¿Y qué ocurre con IRPF y cotización?
La consideración laboral y el tratamiento fiscal no son exactamente lo mismo.
Las cantidades destinadas a locomoción, manutención y estancia pueden quedar exceptuadas de tributación en IRPF cuando cumplen los requisitos y límites establecidos reglamentariamente. Por ejemplo, en desplazamientos con vehículo propio, actualmente están exceptuados hasta 0,26 euros por kilómetro, además de peajes y aparcamiento justificados.
En materia de Seguridad Social, los gastos de manutención, estancia y locomoción pueden quedar fuera de la base de cotización dentro de los límites reglamentarios. Los excesos sí deben incorporarse a dicha base.
La clave está, por tanto, en documentar correctamente el desplazamiento y diferenciar la compensación de gastos de la verdadera retribución salarial.
En Afianza | Alfyr ayudamos a empresas a revisar nóminas, dietas y gastos profesionales para aplicar correctamente su tratamiento laboral, fiscal y de cotización.