Nómina, factura o dividendos: cómo elegir la fórmula adecuada y evitar problemas fiscales
Ser socio de una empresa y trabajar en ella no determina automáticamente cómo debe cobrarse. La forma correcta depende de las funciones realizadas, la relación con la sociedad, la participación en el capital y el encuadramiento en la Seguridad Social.
Elegir incorrectamente entre nómina, factura o dividendos puede provocar regularizaciones fiscales, diferencias de cotización y problemas para deducir el gasto en la sociedad.
¿Cuándo debe cobrar mediante nómina?
La nómina suele ser la fórmula adecuada cuando el socio realiza trabajos ordinarios para la empresa y la retribución tiene la consideración de rendimiento del trabajo.
Esto puede ocurrir aunque el socio esté incluido en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Ser autónomo societario no obliga, por sí solo, a emitir facturas. Primero debe analizarse la naturaleza de los servicios prestados.
El régimen de cotización dependerá, entre otros factores, del control efectivo de la sociedad. Este se presume en determinados casos, como poseer al menos un tercio del capital o una cuarta parte cuando se ejercen funciones de dirección y gerencia.
¿Cuándo debe emitir factura?
El socio deberá facturar cuando los servicios tengan naturaleza profesional y se cumplan los requisitos establecidos en la normativa del IRPF.
En particular, las retribuciones obtenidas de una sociedad por actividades profesionales incluidas en la sección segunda del Impuesto sobre Actividades Económicas se consideran rendimientos de actividades económicas cuando el socio está incluido en el RETA o en una mutualidad alternativa.
En estos casos, deberá emitir factura y aplicar el IVA y la retención que correspondan. No obstante, facturar no es una opción que pueda elegirse únicamente por conveniencia fiscal.
Retribución por ejercer como administrador
Las funciones propias del cargo de administrador deben diferenciarse del resto de trabajos realizados para la sociedad.
La retribución de los administradores tiene la consideración de rendimiento del trabajo. Además, el cargo se presume gratuito salvo que los estatutos establezcan lo contrario y determinen el sistema retributivo. El importe máximo anual debe ser aprobado por la junta general.
¿Se puede cobrar mediante dividendos?
Los dividendos remuneran la inversión del socio, no el trabajo realizado. Solo pueden repartirse cuando existen beneficios distribuibles y la junta general aprueba su aplicación.
Por ello, no deben utilizarse para sustituir una nómina, una factura o la retribución correspondiente al cargo de administrador.
Finalmente, las operaciones entre la sociedad y sus socios deben valorarse a precios de mercado y quedar correctamente documentadas.
En Afianza | Alfyr analizamos las funciones, la participación y la situación fiscal de cada socio para determinar la forma de cobro más adecuada y segura.