Cuánto tiempo debes conservar las facturas y la documentación laboral de tu negocio
Conservar correctamente las facturas y los documentos laborales no es solo una cuestión de orden. Ante una inspección de Hacienda, de Trabajo o de la Seguridad Social, la empresa debe poder localizar la documentación de forma rápida, legible y organizada.
¿Cuánto tiempo deben guardarse las facturas?
Con carácter general, las facturas emitidas y recibidas deben conservarse durante cuatro años, coincidiendo con el plazo ordinario de prescripción tributaria. Además, deben mantenerse con su contenido original y debidamente ordenadas.
Sin embargo, cuatro años no siempre son suficientes. El Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar durante seis años los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relacionados con el negocio. Por prudencia, es recomendable aplicar este plazo a la documentación contable y mercantil.
Algunos documentos pueden requerir una conservación más prolongada, como las facturas vinculadas a bienes de inversión sujetos a regularización o a operaciones cuya prescripción haya sido interrumpida.
¿Qué documentos laborales deben conservarse?
La empresa debe archivar contratos, nóminas, justificantes de pago, cotizaciones, comunicaciones laborales y documentación relacionada con vacaciones, permisos, bajas o sanciones.
Los justificantes correspondientes a la inscripción de la empresa, afiliación, altas, bajas y variaciones de los trabajadores deben conservarse durante un mínimo de cuatro años.
Los registros diarios de jornada también deben mantenerse durante cuatro años y estar disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
¿Papel o formato digital?
La documentación puede organizarse digitalmente, siempre que permanezca completa, legible y accesible. Conviene clasificarla por ejercicios, proveedores, clientes y trabajadores, además de realizar copias de seguridad periódicas.
También es importante restringir el acceso a nóminas, datos bancarios, partes médicos y otros documentos confidenciales. La normativa de protección de datos exige limitar el tiempo de conservación y proteger la integridad y confidencialidad de la información personal.
Una política documental clara facilita cualquier comprobación y evita perder pruebas importantes. En Afianza | Alfyr ayudamos a empresas y autónomos a organizar correctamente sus obligaciones fiscales, contables y laborales.