Qué cambia para los autónomos con la llegada de Verifactu
La implantación del sistema Verifactu está generando muchas dudas entre autónomos y pequeños negocios. Una de las preguntas más habituales es si se podrá seguir facturando con herramientas sencillas como Excel o Word cuando entre en vigor la nueva normativa de facturación.
Recientemente, la Dirección General de Tributos ha aclarado este punto en una consulta vinculante. La conclusión es clara: no se puede afirmar automáticamente que usar Excel o Word esté permitido o prohibido, ya que dependerá del uso que se haga de estas herramientas.
El nuevo sistema forma parte de la estrategia de la Agencia Tributaria para reforzar el control sobre la facturación y evitar el fraude fiscal, obligando a que los programas de facturación garanticen la integridad y trazabilidad de los registros.
Qué es Verifactu y por qué cambia la forma de facturar
Verifactu forma parte del reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación, aprobado en el Real Decreto 1007/2023. Este sistema establece requisitos técnicos para los programas que utilizan empresas y autónomos para emitir facturas.
Entre otras obligaciones, los programas deberán:
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Garantizar que las facturas no puedan modificarse una vez emitidas.
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Mantener un registro trazable e inalterable de todas las operaciones.
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Permitir el envío de información a la Agencia Tributaria cuando sea necesario.
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Incorporar elementos de control como identificadores únicos o códigos de verificación.
El objetivo es reforzar la transparencia y dificultar prácticas como la manipulación de facturas o la ocultación de ingresos.
¿Se podrá seguir facturando con Excel o Word?
Uno de los aspectos que más dudas ha generado es el uso de herramientas básicas como hojas de cálculo o procesadores de texto.
Según el criterio de Tributos, no se puede afirmar automáticamente que Excel o Word queden fuera del reglamento. Todo dependerá de cómo se utilicen en la práctica.
¿Excel o Word podrían seguir utilizándose?
En principio, estas herramientas podrían utilizarse si se emplean únicamente para crear o imprimir facturas de forma simple, sin funcionalidades avanzadas de gestión.
Por ejemplo:
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Introducir manualmente los datos de la factura
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Imprimir el documento o guardarlo
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No procesar ni gestionar información adicional
En estos casos, el uso se parecería más a una facturación manual.
Cuando Excel o Word podrían considerarse un sistema de facturación
Sin embargo, si estas herramientas se utilizan para procesar o gestionar información fiscal, podrían considerarse un sistema informático de facturación y quedar sujetas al reglamento.
Esto ocurriría, por ejemplo, cuando se usan para:
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Generar registros estructurados de facturación
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Almacenar y organizar todas las facturas
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Calcular automáticamente impuestos o importes
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Elaborar libros de IVA o registros contables
En ese caso, el sistema debería cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
Los riesgos para los autónomos que no se adapten
El principal riesgo para los autónomos que continúen utilizando sistemas no adaptados es incumplir la normativa de facturación.
La normativa establece que los programas de facturación deben garantizar aspectos como la integridad, conservación y trazabilidad de los registros. Si el sistema utilizado no cumple estos requisitos, podría considerarse irregular.
Además, la normativa contempla sanciones para quienes utilicen programas que permitan alterar o manipular registros de facturación.
Por ello, aunque en algunos casos Excel o Word puedan seguir utilizándose, la frontera entre un uso permitido y un uso no conforme puede resultar difusa.
También afectará a autónomos con pocas facturas o en módulos
Otra aclaración importante de Tributos es que el número de facturas emitidas no cambia la obligación de cumplir la normativa.
Incluso los autónomos que emiten pocas facturas al año o que tributan en módulos deberán adaptarse a Verifactu si utilizan algún sistema informático para emitirlas.
Esto significa que la obligación no depende del volumen de facturación, sino del uso de herramientas informáticas para generar las facturas.
Qué deberían hacer los autónomos antes de que llegue Verifactu
Ante este escenario, lo más recomendable para los autónomos es revisar su sistema de facturación con tiempo.
Algunas acciones que pueden ayudar a evitar problemas son:
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Revisar si el sistema actual cumple los requisitos legales.
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Valorar el uso de software de facturación adaptado a la normativa.
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Analizar cómo se generan y almacenan los registros de facturación.
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Contar con asesoramiento fiscal para adaptar el proceso correctamente.
La digitalización de la facturación será uno de los cambios más importantes en la gestión fiscal de autónomos y pequeñas empresas en los próximos años.
La importancia de anticiparse a los cambios normativos
Aunque el uso de Excel o Word para facturar no está automáticamente prohibido, la normativa deja claro que el cumplimiento dependerá de cómo se utilicen estas herramientas.
Por este motivo, muchos profesionales optarán por adaptarse a sistemas de facturación diseñados específicamente para cumplir con la normativa y evitar riesgos.
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